Ein Offboarding Prozess wird in vielen Unternehmen noch immer auf die letzten Formalitäten eines Arbeitsverhältnisses reduziert: Arbeitszeugnis erstellen, Laptop zurücknehmen, Zugänge deaktivieren und die Schlüssel abgeben. Gerade in IT Unternehmen greift diese Sichtweise jedoch zu kurz.
Wenn ein IT Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht häufig wertvolles Wissen verloren. Dazu gehören Kenntnisse über Systeme, Kunden, Schnittstellen, individuelle Lösungen oder laufende Projekte. Gleichzeitig müssen Unternehmen sicherstellen, dass Zugänge und Berechtigungen rechtzeitig angepasst werden und die Übergabe von Aufgaben funktioniert.
Ein professioneller Offboarding Prozess verbindet deshalb organisatorische, technische und menschliche Aspekte. Gleichzeitig bietet er Unternehmen die Möglichkeit, aus einem Abschied eine positive Erfahrung zu machen. Das kann sich auch auf die Arbeitgebermarke auswirken.
Was ist ein Offboarding Prozess?
Der Offboarding Prozess beschreibt alle organisatorischen, fachlichen, technischen und persönlichen Maßnahmen, die beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus einem Unternehmen notwendig sind.
Damit ist Offboarding das Gegenstück zum Onboarding. Während beim Onboarding die Integration eines neuen Mitarbeiters im Mittelpunkt steht, geht es beim Offboarding um einen strukturierten und möglichst reibungslosen Abschied.
Ein guter Offboarding Prozess sollte unter anderem folgende Fragen beantworten:
• Welche Aufgaben müssen bis zum Austritt abgeschlossen oder übergeben werden?
• Welches Wissen muss dokumentiert oder an andere Mitarbeiter übertragen werden?
• Welche Systeme und Zugänge müssen angepasst oder deaktiviert werden?
• Welche Geräte, Unterlagen und Unternehmensressourcen müssen zurückgegeben werden?
• Welche Informationen benötigt das Team?
• Wie wird das Abschlussgespräch geführt?
• Was kann das Unternehmen aus dem Ausscheiden des Mitarbeiters lernen?
Gerade bei IT Mitarbeitern sollte der Prozess nicht erst wenige Tage vor dem letzten Arbeitstag beginnen.
Warum ist ein Offboarding Prozess für IT Unternehmen besonders wichtig?
In vielen IT Positionen steckt Wissen, das sich nicht ohne Weiteres aus einer Stellenbeschreibung oder technischen Dokumentation ableiten lässt.
Ein Administrator kennt beispielsweise Besonderheiten einer gewachsenen Systemlandschaft. Ein Entwickler weiß, warum eine bestimmte Lösung gewählt wurde. Ein IT Projektleiter kennt wichtige Abhängigkeiten und Ansprechpartner. Ein Consultant kennt die Erwartungen eines Kunden und möglicherweise auch informelle Abläufe, die nirgendwo dokumentiert sind.
Verlässt ein solcher Mitarbeiter das Unternehmen, kann ein Teil dieses Wissens verloren gehen.
Deshalb sollte Wissenstransfer ein fester Bestandteil des Offboarding Prozesses sein. Auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik berücksichtigt den geregelten Weggang von Mitarbeitern im Rahmen des IT Grundschutzes. Dazu gehören unter anderem die Übergabe relevanter Informationen sowie die Rückgabe von Unternehmensressourcen und die Berücksichtigung von Zugriffsrechten.
Weitere Informationen finden Sie im BSI Baustein ORP.2 Personal.
Für IT Unternehmen ist das besonders relevant, weil hier fachliches Wissen und technische Berechtigungen häufig eng miteinander verbunden sind.
Der Offboarding Prozess beginnt nicht am letzten Arbeitstag
Ein häufiger Fehler besteht darin, Offboarding zeitlich zu spät anzusetzen.
Wenn feststeht, dass ein IT Mitarbeiter das Unternehmen verlassen wird, sollte möglichst früh geklärt werden, welche Aufgaben, Projekte und Verantwortlichkeiten betroffen sind. Je länger die verbleibende Zeit ist, desto besser lässt sich der Wissenstransfer planen.
Dabei geht es nicht darum, den Mitarbeiter nach seiner Kündigung möglichst schnell aus dem Unternehmen zu entfernen. Entscheidend ist vielmehr ein angemessenes Vorgehen, das zur Situation passt.
Bei einer regulären Kündigung kann beispielsweise ein Übergabeplan erstellt werden. Wenn die Kündigungsfrist länger ausfällt, besteht möglicherweise ausreichend Zeit für eine strukturierte Dokumentation und persönliche Übergaben.
Bei einer kurzfristigen Freistellung oder einer sofortigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses sieht der Offboarding Prozess dagegen anders aus. Dann müssen insbesondere technische und sicherheitsrelevante Maßnahmen sehr schnell umgesetzt werden.
Wissenstransfer gehört zum Offboarding Prozess
Der Wissenstransfer ist einer der wichtigsten Punkte beim Offboarding von IT Mitarbeitern.
Unternehmen sollten deshalb nicht nur fragen, welche Aufgaben noch offen sind. Entscheidend ist auch die Frage, welches Wissen bisher ausschließlich bei dieser Person liegt.
Eine praktische Übergabe kann beispielsweise folgende Bereiche umfassen:
• aktuelle Projekte und deren Status
• offene Aufgaben und Fristen
• wichtige Ansprechpartner
• technische Besonderheiten
• Dokumentationen und Systemübersichten
• Kundeninformationen
• wiederkehrende Prozesse
• bekannte Probleme und mögliche Lösungswege
• Verantwortlichkeiten für die Zeit nach dem Austritt
Dabei sollte der Wissenstransfer nicht erst in den letzten zwei Arbeitstagen stattfinden. Eine frühzeitige Planung gibt beiden Seiten die Möglichkeit, offene Fragen zu klären.
Interessant ist in diesem Zusammenhang auch die Verbindung zum Onboarding. Was beim Offboarding dokumentiert und übergeben wird, kann später neuen Mitarbeitern den Einstieg erleichtern. Einen ausführlicheren Blick auf diesen Prozess bietet unser Beitrag Onboarding für IT Experten: So starten Sie erfolgreich in den neuen Job.
Offboarding und Onboarding sind damit keine voneinander isolierten Prozesse. Ein sauberer Wissenstransfer kann die Grundlage dafür schaffen, dass Nachfolger schneller arbeitsfähig werden.
Technisches Offboarding: Zugänge und Berechtigungen nicht vergessen
Gerade beim Ausscheiden von IT Mitarbeitern darf das technische Offboarding nicht als reine Aufgabe der IT Abteilung betrachtet werden. HR, Führungskräfte und IT sollten hier eng zusammenarbeiten.
Zu klären sind beispielsweise:
• Welche Benutzerkonten existieren?
• Welche Berechtigungen besitzt der Mitarbeiter?
• Auf welche Systeme und Daten kann er zugreifen?
• Welche Geräte wurden ausgegeben?
• Gibt es VPN Zugänge oder Zugänge zu Cloud Diensten?
• Welche administrativen Rechte müssen entzogen werden?
• Müssen Passwörter oder technische Zugangsdaten geändert werden?
• Welche Accounts oder Berechtigungen wurden möglicherweise für Projekte oder Schnittstellen eingerichtet?
Das BSI beschreibt im Bereich Identitäts- und Berechtigungsmanagement Prozesse zur Vergabe, Änderung und Entziehung von Berechtigungen. Gerade beim Ausscheiden eines Mitarbeiters ist deshalb ein klar geregeltes Vorgehen wichtig.
Ein strukturierter Offboarding Prozess hilft dabei, solche Punkte nicht dem Zufall zu überlassen.
Exit Gespräch: Was Unternehmen aus Kündigungen lernen können
Das Exit Gespräch wird häufig unterschätzt. Dabei kann es für Unternehmen wertvolle Informationen liefern.
Warum verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen? War die Entscheidung bereits länger absehbar? Gab es Probleme mit Führung, Arbeitsbedingungen, Aufgaben oder Entwicklungsmöglichkeiten? Was hätte das Unternehmen aus Sicht des Mitarbeiters anders machen können?
Dabei sollte das Gespräch nicht als Versuch verstanden werden, eine bereits getroffene Kündigungsentscheidung zu ändern. Es geht vielmehr darum, die Perspektive des Mitarbeiters zu verstehen.
Gerade wenn innerhalb eines Teams mehrere Mitarbeiter innerhalb kurzer Zeit das Unternehmen verlassen, können Exit Gespräche Hinweise auf strukturelle Probleme geben.
Wichtig ist deshalb, dass die Antworten nicht einfach abgelegt werden. Unternehmen sollten prüfen, ob sich wiederkehrende Muster erkennen lassen.
Offboarding Prozess und Employer Branding gehören zusammen
Ein professioneller Offboarding Prozess endet nicht mit der Rückgabe des Firmenlaptops.
Wie ein Unternehmen mit ausscheidenden Mitarbeitern umgeht, kann Einfluss darauf haben, wie diese das Unternehmen später wahrnehmen und darüber sprechen. Das gilt insbesondere für die IT Branche, in der Fachkräfte häufig gut miteinander vernetzt sind.
Ein respektvoller Abschied kann deshalb auch Teil des Employer Brandings sein.
Das bedeutet nicht, dass jedes Arbeitsverhältnis im Guten enden muss. Auch schwierige Situationen lassen sich professionell und respektvoll gestalten. Entscheidend ist, dass Kommunikation, Prozesse und Verantwortlichkeiten klar sind.
Stepstone beschreibt Offboarding ebenfalls als strukturierten Prozess und stellt dabei unter anderem Wissenstransfer, Exit Gespräche, Nachfolgeplanung und die Wirkung auf das Arbeitgeberimage heraus. Einen guten Überblick bietet der Beitrag Offboarding Prozess: Der Weg zu einem respektvollen und strukturierten Abschied von Stepstone.
Auch die Candidate Experience zeigt, wie stark einzelne Berührungspunkte mit einem Unternehmen das Arbeitgeberbild beeinflussen können. In unserem Beitrag Candidate Experience im IT Recruiting betrachten wir diesen Zusammenhang ausführlicher.
Auch das Team sollte beim Offboarding berücksichtigt werden
Ein Mitarbeiter verlässt nicht nur ein Unternehmen. Er verlässt auch ein Team.
Deshalb sollte der Offboarding Prozess berücksichtigen, wie die verbleibenden Mitarbeiter informiert werden. Wer übernimmt die Aufgaben? Wer ist künftig Ansprechpartner für Kunden oder interne Abteilungen? Welche Projekte werden neu verteilt?
Gerade in kleinen IT Teams kann der Weggang eines einzelnen Mitarbeiters erhebliche Auswirkungen haben.
Eine transparente Kommunikation verhindert, dass Unsicherheit entsteht. Gleichzeitig sollte darauf geachtet werden, dass vertrauliche Informationen über die Gründe für das Ausscheiden nicht unnötig weitergegeben werden.
Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Blogartikel Nach dem Personalabbau: Was mit dem Team passiert und was Führungskräfte jetzt tun sollten.
Nicht jeder Offboarding Prozess ist gleich
Es gibt nicht den einen Offboarding Prozess, der für jedes Unternehmen und jeden Mitarbeiter funktioniert.
Bei einem langjährigen Mitarbeiter mit umfangreichem Verantwortungsbereich kann die Übergabe mehrere Wochen dauern. Bei einem Mitarbeiter mit einem klar abgegrenzten Aufgabenbereich kann der Prozess deutlich kürzer sein.
Auch die Art des Ausscheidens spielt eine Rolle.
Bei einer regulären Kündigung steht häufig die geordnete Übergabe im Mittelpunkt. Bei einer kurzfristigen Freistellung müssen dagegen andere Prioritäten gesetzt werden. Insbesondere Zugänge, Unternehmensdaten und Sicherheitsaspekte können dann sofort relevant werden.
Ein guter Offboarding Prozess ist deshalb strukturiert, aber gleichzeitig flexibel genug, um unterschiedliche Situationen abzubilden.
Offboarding Prozess als praktische Checkliste
Eine einfache Checkliste kann dabei helfen, wichtige Punkte nicht zu vergessen.
Organisatorische Aufgaben
• Kündigung und Austrittsdatum dokumentieren
• Ansprechpartner für den Offboarding Prozess festlegen
• Arbeitszeugnis vorbereiten
• offene Urlaubstage und sonstige Ansprüche klären
• Rückgabe von Unternehmenseigentum organisieren
Fachliche Übergabe
• laufende Projekte erfassen
• offene Aufgaben dokumentieren
• Verantwortlichkeiten neu verteilen
• wichtige Ansprechpartner festhalten
• relevante Dokumentationen aktualisieren
• Wissen an Nachfolger oder Team übertragen
Technisches Offboarding
• Benutzerkonten prüfen
• Zugriffsrechte erfassen
• Berechtigungen zum richtigen Zeitpunkt entziehen
• Geräte und Hardware zurücknehmen
• Cloud und Software Zugänge prüfen
• administrative Rechte berücksichtigen
• Unternehmensdaten sichern und ordnungsgemäß behandeln
Kommunikation
• Team informieren
• Kunden und Geschäftspartner bei Bedarf informieren
• Übergabe der Ansprechpartner sicherstellen
• Exit Gespräch anbieten
• Abschluss des Arbeitsverhältnisses professionell gestalten
Was Unternehmen aus dem Offboarding lernen können
Ein Offboarding Prozess ist nicht nur eine administrative Aufgabe. Er kann auch als Instrument zur Organisationsentwicklung genutzt werden.
Wenn beispielsweise mehrere IT Mitarbeiter wegen fehlender Entwicklungsmöglichkeiten kündigen, sollte diese Information ernst genommen werden. Häufen sich Kündigungen in einem bestimmten Team, kann das ebenfalls ein Hinweis sein.
Unternehmen können deshalb regelmäßig auswerten, welche Gründe für Austritte genannt werden und ob bestimmte Muster auftreten.
Dabei geht es nicht darum, jede Kündigung zu verhindern. Mitarbeiter wechseln Unternehmen aus unterschiedlichen Gründen und ein Wechsel kann für beide Seiten sinnvoll sein.
Die entscheidende Frage lautet vielmehr: Was kann das Unternehmen aus dem Offboarding lernen?
Ein guter Abschied kann langfristig wertvoll sein
Nicht jeder ehemalige Mitarbeiter wird zum Markenbotschafter. Ein professioneller Offboarding Prozess kann aber die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass der Abschied positiv in Erinnerung bleibt.
Das kann gerade für IT Unternehmen interessant sein. Die ehemalige Mitarbeiterin oder der ehemalige Mitarbeiter könnte später als Kunde, Geschäftspartner oder sogar als Bewerber erneut mit dem Unternehmen in Kontakt kommen.
Auch ein späterer Wiedereinstieg ist grundsätzlich möglich. Wer ein Unternehmen professionell verlassen hat und die Zeit dort positiv bewertet, wird einer späteren Rückkehr möglicherweise offener gegenüberstehen.
Offboarding ist deshalb nicht zwingend das Ende jeder Beziehung. Es kann auch der Übergang in eine andere Form der Verbindung sein.
Fazit: Der Offboarding Prozess ist Teil der Arbeitgebermarke
Ein professioneller Offboarding Prozess sorgt dafür, dass ein Mitarbeiter strukturiert und respektvoll aus dem Unternehmen ausscheiden kann.
Für IT Unternehmen ist dabei besonders wichtig, fachliches Wissen zu sichern, Aufgaben sauber zu übergeben und technische Zugänge rechtzeitig zu verwalten. Gleichzeitig sollten Unternehmen den menschlichen Aspekt nicht vergessen.
Denn auch der letzte Eindruck zählt.
Ein gut organisierter Abschied schützt Unternehmen vor unnötigen Risiken, erleichtert die Übergabe und kann gleichzeitig das Employer Branding unterstützen. Wer Offboarding nicht nur als administrative Pflicht betrachtet, sondern als festen Bestandteil der Employee Experience versteht, schafft einen Prozess, von dem Unternehmen und Mitarbeiter profitieren können.
