KI im Arbeitsalltag ist längst kein Thema mehr, das ausschließlich die IT Abteilung betrifft. Mitarbeitende nutzen künstliche Intelligenz bereits heute, um Texte zu erstellen, Informationen zusammenzufassen, Daten auszuwerten, Präsentationen vorzubereiten oder Softwareentwicklung zu unterstützen. Damit entstehen neue Möglichkeiten, aber auch neue Fragen. Welche Anwendungen sind im Unternehmen erlaubt? Welche Daten dürfen verarbeitet werden? Wie werden KI Ergebnisse kontrolliert? Und welche Kompetenzen benötigen Mitarbeitende, um KI sinnvoll einzusetzen?
Bild: KI-generiert
Für HR Verantwortliche und Führungskräfte geht es deshalb nicht nur darum, geeignete Werkzeuge bereitzustellen. Unternehmen müssen auch einen Rahmen schaffen, in dem Mitarbeitende diese Werkzeuge sicher und sinnvoll nutzen können. Gerade im IT Umfeld betrifft das nicht nur technische Fragen. Auch Weiterbildung, Führung, Arbeitsorganisation und Verantwortlichkeiten spielen eine wichtige Rolle.
Die zentrale Frage lautet deshalb nicht mehr, ob KI im Arbeitsalltag eine Rolle spielt. Entscheidend ist, wie Unternehmen ihre Mitarbeitenden auf den Umgang mit dieser Technologie vorbereiten.
KI im Arbeitsalltag verändert Aufgaben, nicht unbedingt ganze Berufe
Bei Diskussionen über künstliche Intelligenz steht häufig die Frage im Mittelpunkt, welche Berufe durch Automatisierung verändert werden könnten. Für Unternehmen ist zunächst eine andere Perspektive hilfreicher: Welche einzelnen Aufgaben verändern sich bereits heute durch den Einsatz von KI?
Ein Beispiel ist die Texterstellung. Eine Mitarbeiterin kann sich einen ersten Entwurf von einem KI System erstellen lassen und diesen anschließend fachlich überarbeiten. Ein Entwickler kann KI bei der Analyse von Programmcode einsetzen. Im Controlling kann ein System dabei helfen, Informationen zu strukturieren oder große Datenmengen schneller auszuwerten.
In solchen Fällen verschwindet die eigentliche Tätigkeit nicht automatisch. Vielmehr verändert sich die Verteilung der Arbeit.
Der erste Entwurf entsteht möglicherweise schneller. Dafür gewinnt die Prüfung des Ergebnisses an Bedeutung. Informationen können schneller zusammengetragen werden, müssen aber weiterhin bewertet werden. Auch ein von KI erzeugter Programmcode muss von einer fachlich qualifizierten Person verstanden und geprüft werden.
Damit verändert sich auch die Art der benötigten Kompetenzen.
Wer KI im Arbeitsalltag verwendet, sollte nicht nur wissen, wie ein Tool funktioniert. Entscheidend ist auch die Fähigkeit, Ergebnisse kritisch einzuordnen, Fehler zu erkennen und die Grenzen eines Systems zu verstehen.
Warum Mitarbeitende Orientierung brauchen
Neue Technologien lösen nicht bei allen Beschäftigten dieselben Reaktionen aus. Manche Mitarbeitende probieren neue Anwendungen schnell aus. Andere sind zunächst zurückhaltender. Gerade bei künstlicher Intelligenz können zusätzlich Fragen entstehen, die mit der eigenen Rolle im Unternehmen zusammenhängen.
- Was passiert mit meinen bisherigen Aufgaben?
- Wird künftig erwartet, dass ich mit KI schneller arbeite?
- Welche Ergebnisse darf ich aus einem KI System übernehmen?
- Darf ich interne Informationen in ein öffentliches KI Tool eingeben?
- Wer trägt die Verantwortung, wenn eine KI eine falsche Information liefert?
Diese Fragen sollten Unternehmen nicht erst beantworten, wenn bereits Unsicherheit entstanden ist.
Für HR und Führungskräfte bedeutet das vor allem, Orientierung zu schaffen. Mitarbeitende sollten wissen, welche Anwendungen vorgesehen sind, welche Regeln gelten und an wen sie sich bei Fragen wenden können.
Dabei braucht es nicht zwangsläufig ein umfangreiches Regelwerk. Häufig sind einige verständliche Grundsätze hilfreicher als eine Richtlinie mit zahlreichen Einzelfällen, die im Alltag kaum jemand liest.
KI im Arbeitsalltag braucht klare Regeln
Ein Unternehmen kann KI weder vollständig sich selbst überlassen noch jede Anwendung pauschal verbieten.
Wenn Mitarbeitende KI bereits für ihre Aufgaben verwenden, kann ein generelles Verbot dazu führen, dass Anwendungen außerhalb der vorgesehenen Unternehmensprozesse stattfinden. Umgekehrt bedeutet die Freigabe eines Tools nicht, dass jede Nutzung automatisch unproblematisch ist.
Sinnvoll ist deshalb ein klarer Rahmen.
Dazu kann beispielsweise gehören, welche KI Systeme offiziell verwendet werden dürfen, welche Informationen nicht eingegeben werden dürfen und wann ein Ergebnis zwingend von einer fachlich verantwortlichen Person geprüft werden muss.
Gerade bei sensiblen Daten ist Vorsicht wichtig. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weist unter anderem darauf hin, dass Unternehmen beim Einsatz von KI Fragen zur Datenübertragung, zum Schutz personenbezogener Daten und zur Nachvollziehbarkeit von KI Entscheidungen berücksichtigen müssen. Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: Künstliche Intelligenz sicher gestalten
Damit wird deutlich, warum die IT bei der Gestaltung interner KI Regeln eine wichtige Rolle spielt. Sie kann beurteilen, welche Systeme technisch geeignet sind, welche Daten verarbeitet werden und welche Sicherheitsanforderungen berücksichtigt werden müssen.
HR bringt dagegen die Perspektive der Beschäftigten, der Weiterbildung und der organisatorischen Umsetzung ein.
KI Kompetenz wird zur Aufgabe von Unternehmen
Auch auf europäischer Ebene spielt die Frage der KI Kompetenz inzwischen eine konkrete Rolle.
Nach Artikel 4 des europäischen KI Gesetzes müssen Anbieter und Betreiber von KI Systemen Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI Kompetenz ihres Personals und weiterer Personen zu unterstützen, die mit dem Betrieb oder der Nutzung von KI Systemen befasst sind. Dabei sollen unter anderem das technische Wissen, die Erfahrung, die allgemeine und berufliche Bildung sowie der konkrete Einsatzkontext berücksichtigt werden. Europäische Kommission: KI Kompetenz und Artikel 4 des KI Gesetzes
Für Unternehmen ist dabei eine aktuelle Entwicklung wichtig: Artikel 4 gilt bereits seit dem 2. Februar 2025. Die Durchsetzungsregelungen sind seit dem 3. August 2026 relevant. Gleichzeitig wurde Artikel 4 durch den Digital Omnibus für KI im Juli 2026 angepasst. Ein bestimmtes oder einheitliches Kompetenzniveau wird dadurch nicht vorgeschrieben.
Für die praktische Arbeit bedeutet das vor allem, dass Unternehmen den tatsächlichen Einsatz von KI betrachten sollten.
Ein Softwareentwickler benötigt andere Kenntnisse als eine Person im Recruiting. Eine Führungskraft benötigt wiederum andere Kompetenzen als ein Mitarbeiter, der KI lediglich zur Zusammenfassung von Dokumenten verwendet.
Eine sinnvolle Vorbereitung beginnt deshalb mit einer einfachen Frage:
Wer nutzt welche KI für welche Aufgaben?
Weiterbildung sollte zum Arbeitsplatz passen
Eine allgemeine Einführung in künstliche Intelligenz kann ein sinnvoller Einstieg sein. Sie reicht aber nicht unbedingt aus, wenn Mitarbeitende KI regelmäßig in ihrem eigenen Arbeitsbereich einsetzen sollen.
Weiterbildung sollte deshalb möglichst nah an den tatsächlichen Aufgaben liegen.
Für Führungskräfte können Fragen zu Verantwortung, Entscheidungsprozessen und der Bewertung von KI Ergebnissen wichtig sein.
Für HR Teams können Datenschutz, Bewerbungsprozesse, Kommunikation und administrative Anwendungen im Vordergrund stehen.
Für IT Teams sind dagegen beispielsweise technische Funktionsweisen, Sicherheit, Integration und die Grenzen bestimmter Systeme relevant.
Auch unabhängig von KI bleibt kontinuierliche Weiterbildung in der IT wichtig. In unserem Beitrag Weiterbildungen in IT Berufen: Warum eine Investition in Ihre Entwicklung unverzichtbar ist geht es ausführlicher darum, warum sich IT Fachkräfte kontinuierlich mit neuen Technologien und Kompetenzen auseinandersetzen müssen.
KI Kompetenz sollte deshalb nicht als isolierte Zusatzqualifikation betrachtet werden. Sie ist vielmehr ein Bestandteil der beruflichen Kompetenz, der je nach Rolle unterschiedlich ausgeprägt sein kann.
Unternehmen sollten außerdem prüfen, ob Weiterbildungen gefördert werden können. Die Bundesagentur für Arbeit informiert über verschiedene Möglichkeiten, berufliche Weiterbildung von Beschäftigten zu unterstützen. Unter bestimmten Voraussetzungen können beispielsweise Weiterbildungskosten ganz oder teilweise übernommen und Zuschüsse zum Arbeitsentgelt gewährt werden. Bundesagentur für Arbeit: Förderung der beruflichen Weiterbildung Beschäftigter
Führungskräfte müssen Erwartungen klar kommunizieren
Die Einführung von KI kann auch deshalb Unsicherheit erzeugen, weil Mitarbeitende nicht wissen, welche Erwartungen das Unternehmen mit der neuen Technologie verbindet.
Wenn eine Führungskraft beispielsweise sagt, dass KI künftig stärker genutzt werden soll, bleiben zunächst viele Fragen offen.
- Welche Aufgaben sollen damit unterstützt werden?
- Soll dadurch Zeit eingespart werden?
- Wie wird die Qualität der Ergebnisse kontrolliert?
- Welche Aufgaben bleiben vollständig in menschlicher Verantwortung?
- Und was passiert, wenn ein KI Tool bei einer bestimmten Aufgabe keinen Mehrwert bringt?
Diese Fragen sind wichtig, weil die Einführung eines neuen Tools sonst schnell mit einer zusätzlichen Leistungserwartung verbunden wird.
Ein KI System kann einen Text innerhalb weniger Sekunden erzeugen. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass die gesamte Aufgabe ebenfalls in wenigen Sekunden erledigt ist. Der Text muss möglicherweise geprüft, angepasst und fachlich freigegeben werden.
Führungskräfte sollten deshalb nicht allein darauf achten, ob KI eingesetzt wird. Entscheidend ist, ob sie im jeweiligen Prozess tatsächlich sinnvoll eingesetzt wird.
Auch das Thema Produktivität sollte dabei realistisch betrachtet werden. Unser Beitrag Mitarbeiterproduktivität steigern: Was wir von Japan lernen können beschäftigt sich ebenfalls mit der Frage, warum Produktivität nicht allein von neuen Tools abhängt. Prozesse, Arbeitsorganisation und Zusammenarbeit spielen ebenfalls eine Rolle.
Die IT hat beim KI Einsatz eine besondere Rolle
Für IT Abteilungen ist das Thema besonders relevant.
Zum einen gehören IT Fachkräfte häufig zu den Beschäftigten, die KI Systeme direkt einsetzen. Zum anderen müssen IT Teams häufig die technischen Voraussetzungen schaffen, damit andere Unternehmensbereiche KI sicher nutzen können.
Dazu gehören beispielsweise Fragen nach Zugriffsrechten, Datenverarbeitung, Schnittstellen, Sicherheitsanforderungen und der Auswahl geeigneter Systeme.
Gleichzeitig verändert sich auch die Arbeit innerhalb von IT Teams.
Bei der Softwareentwicklung kann KI beispielsweise bei der Erstellung oder Analyse von Code unterstützen. Dadurch können sich einzelne Arbeitsschritte verändern. Die fachliche Kompetenz bleibt jedoch entscheidend, weil erzeugte Ergebnisse verstanden, bewertet und in den jeweiligen technischen Kontext eingeordnet werden müssen.
Auch hierzu gibt es bereits einen passenden Beitrag im KA Resources Blog: KI in der Softwareentwicklung: Gefährdet künstliche Intelligenz die Senior Entwickler von morgen?.
Gerade dieses Beispiel zeigt, warum Unternehmen KI nicht ausschließlich als Frage der Automatisierung betrachten sollten. Wenn sich einzelne Aufgaben verändern, können sich auch Kompetenzanforderungen verändern.
HR und IT sollten gemeinsam vorgehen
KI im Arbeitsalltag lässt sich nicht sinnvoll ausschließlich als HR Thema oder als IT Thema betrachten.
HR kann die Fragen rund um Weiterbildung, Kommunikation und Personalentwicklung koordinieren. Die IT kann technische Anforderungen und Sicherheitsaspekte beurteilen. Datenschutz kann die Verarbeitung sensibler Informationen bewerten. Die jeweiligen Fachbereiche kennen wiederum die konkreten Arbeitsabläufe.
Eine gemeinsame Betrachtung hilft deshalb, realistische Regeln zu entwickeln.
Ein erster Schritt kann sein, zu erfassen, welche KI Anwendungen bereits im Unternehmen verwendet werden. Anschließend kann geprüft werden, welche Anwendungen offiziell unterstützt werden sollen und wo Risiken bestehen.
Darauf aufbauend lassen sich Weiterbildungsangebote und interne Leitlinien entwickeln.
Dabei muss nicht jede denkbare Anwendung im Voraus geregelt werden. Wichtiger ist ein verständlicher Rahmen, der Mitarbeitenden Orientierung gibt und gleichzeitig Raum für sinnvolle Anwendungen lässt.
KI schrittweise in den Arbeitsalltag integrieren
Unternehmen müssen KI nicht zwangsläufig gleichzeitig in allen Bereichen einführen.
Ein schrittweises Vorgehen kann sinnvoller sein. Zunächst können einzelne Anwendungsfälle ausgewählt werden, bei denen ein nachvollziehbarer Nutzen erwartet wird.
Anschließend können Erfahrungen gesammelt werden.
- Welche Aufgaben lassen sich tatsächlich besser unterstützen?
- Wo entstehen Fehler?
- Welche Fragen haben Mitarbeitende?
- Welche Regeln sind verständlich?
- Welche zusätzlichen Prüfungen sind notwendig?
- Und wo bringt die Technologie möglicherweise weniger als erwartet?
Diese Erfahrungen können anschließend genutzt werden, um weitere Anwendungsfälle zu bewerten.
Ein solcher Ansatz hat einen weiteren Vorteil: KI wird nicht ausschließlich als technisches Projekt behandelt. Die Einführung kann gleichzeitig als Veränderung von Arbeitsprozessen betrachtet werden.
Sechs Schritte für Unternehmen
Unternehmen, die den Einsatz von KI im Arbeitsalltag strukturieren möchten, können zunächst mit sechs Schritten beginnen.
1. Bestehende Nutzung erfassen
Zunächst sollte bekannt sein, welche KI Anwendungen Mitarbeitende bereits verwenden. Nur dann lässt sich beurteilen, welche Chancen und Risiken tatsächlich relevant sind.
2. Klare Grundregeln formulieren
Mitarbeitende sollten wissen, welche Systeme verwendet werden dürfen, welche Daten geschützt werden müssen und wann Ergebnisse von Menschen geprüft werden müssen.
3. Kompetenzen nach Rollen betrachten
Nicht alle Beschäftigten benötigen dieselben Kenntnisse. Schulungen sollten sich deshalb an den tatsächlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten orientieren.
4. Ansprechpartner benennen
Bei Unsicherheiten sollte klar sein, wer Fragen beantwortet. Je nach Unternehmen können hier HR, IT, Datenschutz oder die jeweiligen Fachbereiche beteiligt sein.
5. Führungskräfte einbeziehen
Führungskräfte sollten wissen, welche Erwartungen mit dem Einsatz von KI verbunden sind und wie sie Mitarbeitende bei der praktischen Einführung unterstützen können.
6. Erfahrungen regelmäßig überprüfen
KI Systeme, Anforderungen und Arbeitsprozesse entwickeln sich weiter. Deshalb sollten auch interne Regeln und Weiterbildungsangebote regelmäßig überprüft werden.
KI im Arbeitsalltag verändert auch Zusammenarbeit
Bei der Diskussion über KI stehen häufig einzelne Tools im Mittelpunkt. Für Unternehmen ist jedoch der Blick auf den gesamten Arbeitsprozess wichtiger.
Wenn ein KI System einen ersten Entwurf erstellt, verändert sich möglicherweise die Aufgabe der Person, die diesen Entwurf anschließend prüft.
Wenn KI bei der Softwareentwicklung unterstützt, können andere Teile des Entwicklungsprozesses stärker in den Vordergrund rücken.
Wenn Informationen schneller zusammengetragen werden können, kann sich wiederum die Vorbereitung von Meetings oder Entscheidungen verändern.
Das bedeutet nicht automatisch, dass Arbeitsplätze oder ganze Abteilungen verschwinden. Es bedeutet zunächst, dass sich einzelne Arbeitsabläufe verändern können.
Damit wird auch die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams relevant.
- Wer entscheidet über ein KI Ergebnis?
- Wer prüft es?
- Wer dokumentiert die Verwendung?
- Welche Informationen müssen weiterhin gemeinsam besprochen werden?
Solche Fragen gehören zur Arbeitsorganisation und nicht ausschließlich zur Technologie.
Vorbereitung bedeutet nicht, alle zu KI Experten zu machen
Ein Unternehmen muss nicht jeden Mitarbeitenden zu einem Spezialisten für künstliche Intelligenz ausbilden.
Wichtiger ist, dass Beschäftigte die Systeme verstehen, mit denen sie tatsächlich arbeiten.
Sie sollten wissen, wofür ein Werkzeug geeignet ist, welche Grenzen es besitzt und wann eine menschliche Prüfung notwendig ist.
Genau dieser kontextbezogene Ansatz findet sich auch in den Informationen der Europäischen Kommission zu Artikel 4 des KI Gesetzes. Die Anforderungen sollen sich unter anderem am technischen Wissen, an der Erfahrung und am konkreten Einsatz der jeweiligen KI Systeme orientieren. Europäische Kommission: KI Talent, Fähigkeiten und Kompetenz
Für Unternehmen bedeutet das: Eine gute Vorbereitung muss nicht kompliziert sein. Sie muss vor allem zum tatsächlichen Arbeitsalltag passen.
Fazit: KI braucht einen klaren Rahmen
KI im Arbeitsalltag ist in vielen Unternehmen bereits Realität. Für HR Verantwortliche, Führungskräfte und IT ergibt sich daraus eine gemeinsame Aufgabe.
Mitarbeitende brauchen klare Regeln, passende Weiterbildung und die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Gleichzeitig sollten Unternehmen realistisch einschätzen, welche Aufgaben durch KI tatsächlich sinnvoll unterstützt werden können.
Dabei geht es weder darum, möglichst schnell möglichst viele KI Tools einzuführen, noch darum, die Technologie grundsätzlich kritisch zu betrachten.
Sinnvoller ist ein strukturierter Umgang.
Unternehmen können zunächst erfassen, wo KI bereits eingesetzt wird, klare Regeln für Daten und Anwendungen definieren und Weiterbildungen an den jeweiligen Aufgaben ausrichten. Führungskräfte sollten Erwartungen transparent kommunizieren. HR und IT sollten eng zusammenarbeiten.
So entsteht ein Umgang mit KI, der nicht allein auf die Technologie ausgerichtet ist, sondern auf die Menschen, die sie im Arbeitsalltag einsetzen.
Denn der Nutzen eines KI Systems hängt nicht nur davon ab, was das Werkzeug technisch leisten kann. Entscheidend ist auch, ob die Menschen im Unternehmen wissen, wann und wie sie es sinnvoll einsetzen.
