Drei Wochen nach dem letzten Vorstellungsgespräch meldet sich der Wunschkandidat. Allerdings nicht mit einer Zusage, sondern mit einer Absage. Er hat inzwischen bei einem anderen Unternehmen unterschrieben. Solche Situationen erleben wir als spezialisierter IT-Recruiter häufiger, als viele Unternehmen vermuten. Viele Unternehmen vermuten in solchen Situationen zunächst den Fachkräftemangel als Ursache. Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass das eigentliche Problem bei der Besetzung von IT-Stellen häufig im eigenen Auswahlprozess liegt.
Wer offene IT-Positionen besetzen möchte, denkt zunächst oft an den Fachkräftemangel. Tatsächlich ist der Markt in vielen Bereichen anspruchsvoll. Gleichzeitig erleben wir immer wieder eine andere Situation: Unternehmen erhalten durchaus passende Bewerbungen – und trotzdem bleibt die Stelle monatelang unbesetzt.
Der Grund liegt häufig nicht bei den Kandidatinnen und Kandidaten, sondern in den eigenen Prozessen. Anforderungen ändern sich während der Suche, Entscheidungen ziehen sich unnötig in die Länge oder interne Abstimmungen bremsen den gesamten Ablauf aus. Das kostet Zeit, bindet Ressourcen und führt nicht selten dazu, dass gute Fachkräfte zwischenzeitlich ein anderes Angebot annehmen.
Wer IT-Stellen erfolgreich besetzen möchte, sollte deshalb nicht nur den Bewerbermarkt im Blick haben, sondern auch die eigenen Abläufe kritisch hinterfragen. Schon kleine Veränderungen können die Besetzungsdauer deutlich verkürzen, unabhängig davon, ob fünf oder fünfzig Bewerbungen eingehen.
Im Folgenden zeigen wir sieben Fehler, die wir in der täglichen Vermittlung immer wieder beobachten und die Unternehmen oft mehr kosten, als ihnen bewusst ist.
1. Das Stellenprofil verändert sich, obwohl die Suche bereits läuft
Eine Anzeige ist veröffentlicht, die ersten Bewerbungen gehen ein und die Gespräche beginnen. Eigentlich könnte der Auswahlprozess Fahrt aufnehmen. Doch plötzlich stellt sich heraus, dass der Fachbereich doch andere Vorstellungen hat als ursprünglich besprochen.
Vielleicht wird jetzt doch mehr Erfahrung mit SAP S/4HANA erwartet. Oder eine Programmiersprache, die zunächst nur als „wünschenswert“ galt, wird plötzlich zur Pflicht. Manchmal ändern sich auch die Aufgaben, weil sich parallel interne Projekte verschieben.
Solche Anpassungen wirken auf den ersten Blick harmlos. Tatsächlich gehören sie jedoch zu den häufigsten Gründen dafür, dass sich eine Besetzung unnötig verlängert.
Wir erleben regelmäßig, dass Unternehmen bereits gute Kandidaten abgesagt haben, bevor das endgültige Anforderungsprofil überhaupt feststand. Im Nachhinein stellt sich dann heraus, dass genau diese Bewerber durchaus geeignet gewesen wären.
Je spezialisierter eine Position ist, desto größer sind die Folgen. Gerade bei SAP-, Data- oder Cloud-Rollen gibt es selten Kandidaten, die jedes einzelne Wunschkriterium erfüllen. Wer die Anforderungen während des Prozesses verändert, beginnt die Suche häufig praktisch noch einmal von vorne.
Deutlich effizienter ist es, wenn HR und Fachbereich vor der Veröffentlichung gemeinsam festlegen:
- Welche Kenntnisse sind wirklich unverzichtbar?
- Welche Themen können eingearbeitet werden?
- Welche Anforderungen wären zwar wünschenswert, entscheiden aber nicht über eine Einladung?
Diese Abstimmung kostet meist weniger als eine Stunde, spart später jedoch oft mehrere Wochen.
2. Lebensläufe werden nach Schlagwörtern statt nach Erfahrung bewertet
Viele Unternehmen erhalten inzwischen genügend Bewerbungen. Das eigentliche Problem besteht häufig darin, aus dieser Menge die passenden Profile herauszufiltern.
Dabei verlassen sich viele Verantwortliche zunächst auf Schlagwörter im Lebenslauf. Fehlt eine bestimmte Technologie oder Zertifizierung, landet die Bewerbung schnell auf dem Absagestapel.
Gerade in der IT führt dieses Vorgehen jedoch regelmäßig zu Fehlentscheidungen.
Ein Softwareentwickler muss nicht jedes Framework ausdrücklich nennen, um damit arbeiten zu können. Ein SAP-Berater kann umfangreiche Erfahrungen in internationalen S/4HANA-Projekten gesammelt haben, ohne jede eingesetzte Technologie im Detail aufzulisten. Gleichzeitig finden sich in manchen Lebensläufen zahlreiche Buzzwords, obwohl die praktische Erfahrung dahinter eher begrenzt ist.
Deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf die Projektpraxis.
- Welche Aufgaben hat die Person tatsächlich übernommen?
- Wie komplex waren die Projekte?
- Welche Verantwortung wurde getragen?
- Welche Ergebnisse wurden erzielt?
Diese Fragen liefern häufig deutlich mehr Informationen als eine reine Liste technischer Begriffe.
In unserer täglichen Vermittlung zeigt sich immer wieder, dass Unternehmen Kandidaten einstellen, deren Lebenslauf auf den ersten Blick nicht perfekt wirkte, die sich im Fachgespräch jedoch als hervorragende Besetzung herausstellen.
Gerade wenn Unternehmen IT-Stellen erfolgreich besetzen möchten, lohnt es sich daher, weniger auf Buzzwords und stärker auf nachweisbare Projekterfahrung zu achten. Das erweitert den Kreis geeigneter Kandidaten oft deutlich, ohne Abstriche bei der Qualität machen zu müssen.
3. Gute Kandidaten warten nicht auf interne Abstimmungen
Kaum ein Unternehmen entscheidet heute innerhalb weniger Stunden über eine Einstellung. Das erwarten Bewerberinnen und Bewerber auch nicht. Problematisch wird es jedoch, wenn zwischen den einzelnen Schritten unnötig viel Zeit vergeht.
Ein typischer Ablauf sieht so aus: Nach dem ersten Gespräch muss zunächst ein weiterer Termin mit dem Fachbereich gefunden werden. Anschließend fehlt noch die Rückmeldung eines Teamleiters, bevor die Geschäftsführung zustimmen kann. Bis alle Beteiligten ihre Einschätzung abgegeben haben, sind oft zwei oder drei Wochen vergangen.
Für Unternehmen wirkt das manchmal wie ein normaler Prozess. Für Kandidatinnen und Kandidaten sieht die Situation jedoch anders aus. Gerade erfahrene IT-Fachkräfte führen häufig mehrere Gespräche parallel. Wer heute ein erstes Interview führt, erhält möglicherweise schon wenige Tage später ein konkretes Angebot eines anderen Unternehmens.
In unserer täglichen Vermittlung erleben wir regelmäßig, dass Unternehmen einen Kandidaten eigentlich einstellen möchten, die Entscheidung aber zu spät treffen. Nicht weil Zweifel bestanden hätten, sondern weil interne Abstimmungen länger dauerten als geplant.
Natürlich bedeutet ein schneller Prozess nicht, vorschnell zu entscheiden. Vielmehr sollte bereits vor Beginn der Suche festgelegt werden, wer an welchen Gesprächen teilnimmt, wie viele Interviewrunden wirklich notwendig sind und innerhalb welcher Frist eine Rückmeldung erfolgen soll.
Schon eine einfache Regel wie „Feedback innerhalb von 48 Stunden nach jedem Gespräch“ kann den gesamten Prozess deutlich beschleunigen. Gleichzeitig vermittelt sie Bewerberinnen und Bewerbern Wertschätzung und Professionalität.
4. Das Gehaltsbudget wird erst diskutiert, wenn der Wunschkandidat feststeht
Ein besonders häufiger Fehler zeigt sich erst ganz am Ende des Bewerbungsprozesses.
Die Gespräche liefen erfolgreich, beide Seiten können sich eine Zusammenarbeit vorstellen und der Fachbereich möchte den Kandidaten einstellen. Erst jetzt beginnt die Diskussion über das Gehalt oder andere Vertragsbedingungen.
Nicht selten stellt sich dabei heraus, dass die Vorstellungen deutlich auseinanderliegen oder das intern freigegebene Budget nicht ausreicht.
Die Folge ist frustrierend für alle Beteiligten. Der Kandidat hat Zeit investiert, mehrere Gespräche geführt und möglicherweise sogar andere Bewerbungsprozesse pausiert. Das Unternehmen wiederum verliert oft genau die Person, die es bereits als Favoriten ausgewählt hatte.
Besonders im SAP-, Cloud- oder Cybersecurity-Umfeld beobachten wir immer wieder, dass Unternehmen den aktuellen Markt unterschätzen. Gehaltsbänder basieren teilweise noch auf Annahmen aus vergangenen Jahren, während sich die Nachfrage nach bestimmten Spezialisierungen deutlich verändert hat.
Deshalb lohnt es sich, das Budget bereits vor dem Start der Suche realistisch zu prüfen.
Dabei geht es nicht darum, grundsätzlich höhere Gehälter zu zahlen. Viel wichtiger ist die Frage, ob die geplante Vergütung tatsächlich zu den gewünschten Anforderungen passt. Wer einen Senior Consultant mit langjähriger Projekterfahrung sucht, wird diesen nur selten zum Gehalt eines Mid-Level-Beraters gewinnen können.
Ebenso sollten Rahmenbedingungen wie Homeoffice-Regelungen, Reiseanteil, Arbeitszeitmodell oder Weiterbildungsmöglichkeiten frühzeitig geklärt werden. Viele Bewerber entscheiden heute nicht ausschließlich nach dem Gehalt. Wenn jedoch erst in den letzten Gesprächen wesentliche Rahmenbedingungen zur Sprache kommen, entstehen unnötige Unsicherheiten.
Unsere Erfahrung zeigt: Unternehmen, die Budget und Vertragsrahmen bereits vor der ersten Kontaktaufnahme intern verbindlich abstimmen, kommen deutlich schneller zu einer Entscheidung. Gleichzeitig lassen sich unangenehme Überraschungen kurz vor der Vertragsunterzeichnung vermeiden.
5. Die Besetzung von IT-Stellen hängt an einem einzigen Wunschkandidaten
Viele Unternehmen konzentrieren sich nach den ersten Gesprächen auf genau eine Person. Das ist verständlich, schließlich möchte man niemandem falsche Hoffnungen machen.
Problematisch wird es allerdings, wenn alle anderen Bewerbungen gleichzeitig auf Eis gelegt werden.
Sagt der Wunschkandidat kurz vor der Vertragsunterzeichnung doch noch ab, beginnt die Suche häufig wieder von vorne. Zwischenzeitlich sind mehrere Wochen vergangen und andere interessante Bewerber haben längst eine neue Position gefunden oder das Interesse verloren.
Gerade im IT-Bereich ist das keine Seltenheit. Erfahrene Fachkräfte führen oft mehrere Bewerbungsprozesse parallel. Selbst wenn ein Kandidat signalisiert, dass Ihr Unternehmen sein Favorit ist, bedeutet das noch keine verbindliche Zusage.
In der Praxis zeigt sich, dass Unternehmen erfolgreicher sind, wenn sie den Kreis geeigneter Bewerber nicht zu früh auf eine einzige Person reduzieren. Das bedeutet nicht, mehrere Arbeitsverträge gleichzeitig vorzubereiten oder Bewerber bewusst hinzuhalten. Vielmehr geht es darum, realistische Alternativen offen zu halten, bis tatsächlich eine Unterschrift vorliegt.
In der Praxis reicht oft schon ein kurzer Anruf oder eine transparente Information: „Der Prozess läuft noch. Wir melden uns in den nächsten Tagen mit einer Entscheidung.“ So bleiben auch Kandidatinnen und Kandidaten im Rennen, die am Ende vielleicht doch zur ersten Wahl werden.
Wer IT-Stellen erfolgreich besetzen möchte, sollte den Bewerbungsprozess deshalb nicht als linearen Ablauf verstehen. Gerade bei anspruchsvollen IT-Positionen lohnt es sich, mehrere geeignete Optionen möglichst lange offen zu halten.
6. Bei der Besetzung von IT-Stellen werden gute Kandidaten zu früh aussortiert
Viele Unternehmen suchen nach dem perfekten Kandidaten – und übersehen dabei Bewerber, die die Anforderungen zwar nicht vollständig erfüllen, sich aber dennoch hervorragend für die Position eignen würden.
Gerade im IT-Bereich ist das keine Seltenheit. Ein SAP-Consultant bringt vielleicht genau die Branchenerfahrung mit, hat aber noch nicht mit der neuesten Version einer Lösung gearbeitet. Ein Softwareentwickler verfügt über langjährige Projekterfahrung, erfüllt jedoch nicht jedes einzelne Wunschkriterium aus der Stellenbeschreibung. Solche Bewerbungen werden häufig früh aussortiert, obwohl sich fehlende Kenntnisse oft deutlich schneller aufbauen lassen als praktische Erfahrung oder ein gutes Verständnis für Geschäftsprozesse. Gerade bei komplexen IT-Projekten ist praktische Projekterfahrung häufig wertvoller als jede zusätzliche Zertifizierung.
In unserer täglichen Vermittlung erleben wir immer wieder, dass sich Anforderungen im Laufe eines Besetzungsprozesses verändern. Technologien rücken in den Hintergrund, andere Kompetenzen gewinnen an Bedeutung oder der Fachbereich erkennt im Gespräch, dass bestimmte Fähigkeiten wichtiger sind als ursprünglich angenommen. Kandidatinnen und Kandidaten, die zu Beginn vorschnell ausgeschlossen wurden, wären unter den neuen Voraussetzungen durchaus geeignet gewesen.
Wer IT-Stellen erfolgreich besetzen möchte, sollte deshalb nicht ausschließlich nach dem perfekten Lebenslauf suchen. Entscheidend ist vielmehr die Frage, ob ein Bewerber das Potenzial mitbringt, die Anforderungen der Position erfolgreich zu erfüllen. Gerade in einem angespannten IT-Arbeitsmarkt führt diese Sichtweise häufig schneller zu einer nachhaltigen Besetzung als die Suche nach einem Profil, das sämtliche Wunschkriterien erfüllt.
7. Kommunikation wird unterschätzt
Der letzte Fehler wirkt auf den ersten Blick unscheinbar, entscheidet aber oft darüber, wie ein Unternehmen wahrgenommen wird.
Viele Bewerber berichten, dass sie nach einem Gespräch tagelang keine Rückmeldung erhalten. Ansprechpartner wechseln während des Prozesses, zugesagte Termine verschieben sich oder Informationen müssen mehrfach erklärt werden.
Aus Unternehmenssicht sind das oft Einzelfälle.
Für Kandidatinnen und Kandidaten entsteht dagegen schnell ein anderer Eindruck: Wenn bereits der Bewerbungsprozess unübersichtlich wirkt, wie sieht dann wohl die tägliche Zusammenarbeit aus?
Gerade erfahrene IT-Fachkräfte achten zunehmend darauf, wie professionell ein Unternehmen kommuniziert. Dabei geht es weniger um perfekt formulierte E-Mails als um Verlässlichkeit.
Eine kurze Nachricht mit dem Hinweis, dass sich eine Entscheidung um zwei Tage verschiebt, wird in der Regel deutlich positiver aufgenommen als vollständige Funkstille.
In unserer täglichen Vermittlung stellen wir immer wieder fest, dass Bewerber auch kleinere Verzögerungen akzeptieren, solange sie nachvollziehbar erklärt werden.
Kommunikation kostet Zeit. Fehlende oder unklare Kommunikation kostet dagegen oft den passenden Kandidaten.
Gerade im IT-Bereich sprechen sich positive wie negative Bewerbungserfahrungen schnell herum. Ein professioneller Bewerbungsprozess stärkt deshalb nicht nur die Chancen auf eine erfolgreiche Besetzung, sondern auch die Arbeitgebermarke.
Was diese sieben Fehler bei der Besetzung von IT-Stellen gemeinsam haben
Auffällig ist, dass keiner dieser Punkte unmittelbar mit dem Fachkräftemangel zusammenhängt.
Natürlich gibt es IT-Bereiche, in denen geeignete Fachkräfte rar sind. Trotzdem beobachten wir regelmäßig, dass Unternehmen Bewerber verlieren, obwohl grundsätzlich Interesse auf beiden Seiten besteht.
Die Ursachen liegen häufig in internen Abläufen: unklare Anforderungen, lange Entscheidungswege, fehlende Budgetfreigaben oder eine Kommunikation, die nicht mit der Geschwindigkeit des Marktes Schritt hält.
Genau darin liegt aber auch die Chance. Während sich der Bewerbermarkt nur begrenzt beeinflussen lässt, können Unternehmen ihre eigenen Prozesse jederzeit verbessern.
Oft sind dafür keine grundlegenden Veränderungen notwendig. Schon klar definierte Verantwortlichkeiten, kürzere Entscheidungswege und eine bessere Abstimmung zwischen HR und Fachbereich können dazu beitragen, IT-Stellen erfolgreich zu besetzen, selbst in einem anspruchsvollen Marktumfeld.
Viele Unternehmen investieren zunächst in neue Recruiting-Kanäle oder zusätzliche Stellenanzeigen. Das kann sinnvoll sein. Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass sich häufig schon mit einem strukturierten Auswahlprozess deutlich bessere Ergebnisse erzielen lassen. Wer interne Abläufe regelmäßig überprüft, spart nicht nur Zeit und Kosten. Gleichzeitig steigen die Chancen, passende IT-Fachkräfte für das Unternehmen zu gewinnen und langfristig zu binden.
Sie benötigen aktuell Unterstützung bei der Besetzung von IT-Stellen? Kontaktieren Sie uns gern.
Quellen:
Bitkom – Der Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte (Studienbericht 2025) – Zahlen zu Besetzungsdauer, Fachkräftemangel und Herausforderungen bei der IT-Personalgewinnung.
Bitkom Research – Fachkräftemangel 2025 – Aktuelle Ergebnisse zur Rekrutierung von IT-Fachkräften und typischen Hürden im Recruiting.
Stepstone – IT-Recruiting: Wie gewinnen Sie die besten IT-Kandidat*innen? – Hintergrund zu Bewerberverhalten, Marktgeschwindigkeit und Recruiting-Prozessen.
